Integritetspolicy

1. Vem ansvarar för dina uppgifter?

ToolForge drivs av Tom Granit, organisationsnummer 20020606-8710. Postadress: Ringvägen 47, 133 35 Saltsjöbaden. E-post: tomgranit@ogmedia.agency. Telefon: +46 70 518 83 24. Tom Granit är personuppgiftsansvarig för behandlingen som beskrivs här. Kontakta oss via e-post om dina uppgifter eller rättigheter.

2. Vilka uppgifter vi behandlar

Kontaktformuläret innehåller namn, e-postadress, valfritt telefonnummer och meddelande. Offertformuläret innehåller även företag, typ av produktion, användningsområden, valfri budgetram, projektbeskrivning och önskad tidsplan.

Vid skickning följer ett slumpmässigt förfrågnings-ID, tidpunkt, formulärtyp och sidans adress utan frågesträng med. Uppgifterna kommer från dig. Webb- och formulärleverantörer kan dessutom behandla IP-adress och tekniska anslutningsuppgifter för drift och säkerhet.

Vid ett uppdrag kan vi även behandla kontaktpersoners uppgifter, korrespondens, avtals- och fakturauppgifter samt bilder, film, ljud och annat material du lämnar. Lämna inte känsliga personuppgifter eller personnummer i fritextfälten.

3. Varför och med vilket stöd?

För att svara på frågor, bedöma projekt och kommunicera med företagsrepresentanter använder vi intresseavvägning, artikel 6.1 f i GDPR. Vårt berättigade intresse är att hantera inkommande affärsförfrågningar och kundrelationer.

Om du själv är avtalspart, exempelvis som enskild näringsidkare, kan nödvändig behandling för en efterfrågad offert eller ett uppdrag i stället stödjas på avtal eller åtgärder inför avtal, artikel 6.1 b. Den grunden gäller inte automatiskt anställda hos ett kundbolag.

Räkenskapsinformation behandlas för att uppfylla bokföringsskyldigheter, artikel 6.1 c. Nödvändig säkerhet, felsökning och hantering av rättsliga anspråk kan stödjas på intresseavvägning. Det innebär inte att hela förfrågningar sparas som bokföring.

Att skicka ett formulär innebär inte att du samtycker till nyhetsbrev eller annan marknadsföring. De beskrivna kontakt- och offertflödena använder inte samtycke som generell rättslig grund.

4. Frivilliga och obligatoriska uppgifter

Fält markerade med * behövs för att skicka respektive formulär. Om de inte fylls i kan formuläret inte skickas. Telefon och budget är frivilliga; namn är frivilligt i kontaktformuläret. Du kan även kontakta oss via e-post. Att skicka en förfrågan är ingen beställning.

5. Leverantörer och mottagare

Formulär skickas via Make och överförs till Google Sheets och Gmail för registrering och hantering. Den valda mottagningsadressen hos Make ligger i EU1-regionen. Det är inte i sig en garanti för att all behandling och åtkomst sker inom EU/EES.

Vid ett kunduppdrag kan lagring och leverans också ske via Google Drive och avtalade produktionsleverantörer. Vi delar bara det underlag som behövs för den aktuella uppgiften. Uppgifter kan lämnas till redovisningshjälp, rådgivare eller myndigheter när det behövs eller krävs enligt lag.

6. Behandling utanför EU/EES

Våra leverantörer kan behandla personuppgifter eller ge åtkomst till dem utanför EU/EES. Kontakta tomgranit@ogmedia.agency om du vill få mer information om mottagare, behandlingsländer och skyddsåtgärder för dina uppgifter.

7. Hur länge uppgifterna sparas

Följande lagringstider gäller för olika typer av uppgifter:

Offertförfrågningar som inte leder till affär: raderas senast 6 månader efter att förfrågan avslutats utan uppdrag. Om ingen dialog fortsätter räknas tiden från sista relevanta kontakt.

Kontaktmeddelanden: raderas senast 3 månader efter att ärendet avslutats. Uppgifter som behövs för ett genomfört uppdrag följer i stället reglerna för kunduppgifter nedan.

Testförfrågningar: raderas när testet har avslutats, senast 7 dagar efter att de skapades. Ovidkommande eller onödigt känsliga uppgifter tas bort så snart de upptäcks.

Arbetsfiler, råmaterial och kundens produktionsunderlag: normalt 6 månader efter slutleverans. Slutliga leveransfiler: normalt 12 månader efter slutleverans. Annan arkivering behöver avtalas. Kunden ansvarar för sin egen kopia av leveransen.

Kunduppgifter, avtal och nödvändig projektkorrespondens vid genomförda uppdrag behålls bara så länge de behövs för att fullgöra avtalet, hantera rättsliga anspråk eller uppfylla bokföringskrav. Behovet prövas vid uppdragets slut och därefter minst årligen. Uppgifter som inte längre behövs raderas. Vid ett konkret rättsligt anspråk sparas endast relevanta delar så länge anspråket kräver det.

Räkenskapsinformation sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Teknisk felsöknings- och körningshistorik: målsättning högst 30 dagar, med längre bevarande bara vid ett konkret säkerhetsärende och dokumenterat behov.

8. Dina rättigheter

Du kan begära tillgång till dina personuppgifter, rättelse och, när förutsättningarna finns, radering eller begränsning. Du kan invända mot behandling som grundas på intresseavvägning. Rätten till dataportabilitet kan gälla automatiserad behandling som bygger på samtycke eller avtal. Om en behandling bygger på samtycke kan det återkallas utan att tidigare laglig behandling påverkas.

Rättigheterna är inte absoluta; exempelvis kan bokföringskrav hindra viss radering. Kontakta tomgranit@ogmedia.agency. Vi kan behöva kontrollera din identitet på ett proportionerligt sätt. Du får normalt svar inom en månad. Vid en tillåten förlängning informerar vi dig och förklarar varför.

Du kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, på imy.se. Du behöver inte kontakta oss först.

9. AI och kundmaterial

Kontakt- och offertflödet som har byggts innehåller ingen automatisk AI-bedömning av din förfrågan och inga automatiserade beslut med rättsliga eller motsvarande betydande följder.

AI-verktyg kan användas vid själva produktionen. Vilka verktyg, personuppgifter, rättigheter och eventuella överföringar som är aktuella måste bedömas för uppdraget innan material lämnas till dem. Identifierbara personer, röster och konfidentiellt material kräver särskild kontroll. Denna policy ger inte ett generellt tillstånd att använda kundmaterial för modellträning.

Om vi behandlar personuppgifter enbart på kundens instruktioner kan kunden vara personuppgiftsansvarig och vi personuppgiftsbiträde. Roller och biträdesavtal ska då fastställas innan behandlingen börjar.

10. Kakor, externa länkar och säkerhet

Webbplatsen använder inte analys- eller marknadsföringskakor, lokal permanent formulärlagring eller inbäddade externa videospelare. Videor och typsnitt serveras som webbplatsens egna filer. Externa länkar leder till andra webbplatser med egna villkor.

Åtkomst ska begränsas till dem som behöver uppgifterna. Konton ska skyddas med flerfaktorsautentisering och lämpliga åtkomstrutiner.

11. Uppdateringar

Dokumentversion: 19 oktober 2026. Vid väsentligt ändrad behandling uppdaterar vi informationen och lämnar ytterligare information när det behövs innan uppgifterna används för ett nytt ändamål.